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10 de abril del 2017

Junta de comité de Vigilancia
Condominio Maestro Tao

Asistentes: Comité de Vigilancia Condómino Maestro Tao.

Fase I: Dwain Saunders LR 4
Fase II: José Galarza TH 12
Fase III: Condo Hotel GBP representado por Isaac Henares
Administrador: Ricardo Maya A.

Orden del Día

1.-Establecer una sección de comunicación para los propietarios utilizando el News letter en un formato de preguntas frecuentes (FAQ) dividiendo los temas de acuerdo al área es decir temas de HOA, temas de desarrollador TAO, temas Wellness center y que estas preguntas sean contestadas por el representante de cada entidad.

Se discutió el punto y se acordó que para la próxima edición del News Letter (mayo) se incluirá una sección de preguntas (FAQ) donde se dará respuesta a los cuestionamientos más comunes que recibimos mismos que serán respondidos por el representante de cada entidad correspondiente HOA, TAO, WC.

2.-Se Cuestionó el tema del fondo de reserva que durante 2015 fue incluido en el presupuesto anual, como se utilizó que unidades fueron afectadas, cuanto fue pagado y cuanto falta por cobrar.

El administrador elaborar un reporte para la revisión por parte del comité.

3.-Durante las asambleas de febrero del 2016 se le solicito al administrador el análisis de una política de descuentos por pagos adelantados a las cuotas de mantenimiento.

El comité analizo el tema y llego a la siguiente conclusión debido a no fue considerado algún descuento para el presupuesto de Ingresos y Egresos del 2017 sería muy difícil implementarlo en este momento ya que muchos ya hicieron pagos por adelantado de todo el año y no se les aplico ningún descuento por otro lado los gastos de operación del condómino fueron calculados con el 100% del ingreso sobre cuotas proyectadas, al hacer un descuento esto afectaría el presupuesto anual presentado en la asamblea 2016.

Se le instruyo al administrador tomar en cuenta para la asamblea y presupuesto 2017 un descuento por pagos adelantos bajo estas condiciones en pago Anual y semestral.

Descuentos por pago por adelantado cuotas de mantenimiento 2018


Se programara el sistema para que dentro de estas fechas se aplicado de forma automática el descuento, en caso de pagar en fechas diferentes a las ya programadas en el sistema tendrá que ser de forma manual es decir se tendrá que dar aviso al administrador de la intención de pago por adelantado para que se pueda programar el descuento en el sistema y el propietario pueda realizarlo y al hacer su pago obtener su descuento.

En pagos mensuales no habrá descuento alguno y la fecha de pago de cuotas de mantenimiento es del 1 al 10 de cada mes, después de esta fecha las cuotas automáticamente serán afectadas con el 5% de interés.

4.-Establecer políticas y reglas a las empresas que prestan el servicio de Property management, revisar que estas cumplan con los requisitos de ley para operar para asegurarnos que no exista ninguna responsabilidad civil y/o penal por omisiones que pudiera afectar al HOA.

Puntos importantes a considerar:

- seguro de daños a terceros,
- empleados con prestaciones de ley (seguro social),
- pago de impuestos correspondientes,
- licencias de funcionamiento,
- uniformes,
- gafetes, registro de empleados
- horarios de trabajo,
- etc.

Sobre este punto se pide al administrador trabajar en un reglamento de operación para las empresas de Property managers, una vez revisado y aprobado por el comité se pondrá en marcha y se informara a todos las empresas que prestan el servicio cuales son las condiciones necesarias para llevar a cabo su actividad dentro del condómino Tao y cuáles son los documentos de registro que deberán entregar al HOA para darlos de alta como proveedores autorizados para la prestación de servicios dentro del condominio Tao.

Los que no cumplan con los requisitos le serán negados la entrada al condómino ya que representan una responsabilidad para el HOA y sus asociados.

5.-Oficinas de empresas de Property manager dentro de unidades privativas del condómino. Sobre este punto se discutió que las oficinas de estas empresas ubicadas en algunas unidades del condómino crean molestias a los residentes y habitantes por el trafico constante de personal y proveedores se acordó que de acuerdo al reglamento todas las unidades son de uso exclusivo residencial por lo que se instruye al administrador buscar alternativas para en corto plazo para prohibir a estas empresas la utilización de estas unidades privativas residenciales con fines comerciales ya que se podría generar que cualquiera pueda utilizar las unidades residenciales como comerciales (oficinas, consultorios, etc.) Creando un problema en la comunidad.

El administrador, RM, comento sobre este punto que sería importante contemplar un proyecto sobre este tema incluyendo una problemática actual del HOA ya que los empleados que trabajan directamente en el HOA (mantenimiento, limpieza) no tienen un área de baños o comedor y que dentro de los alcances del proyecto se podría contemplar construir 3 oficinas (módulos) comerciales con servicios (baños) para rentar a las empresas de property manager y un área de servicios para empleados del HOA al mismo tiempo estos módulos comerciales podrían generar ingresos al HOA y resolver el problema del uso de unidades privativas como oficinas.

El área que se podría contemplada para este proyecto es el jardín ubicado junto a las oficinas actuales del HOA, se elaborará un proyecto y presupuesto con el apoyo del desarrollador para ser revisado por el comité.

6.- Se puso en la mesa el tema de seguridad en el condómino, sobre el control de accesos al mismo de residentes, visitantes, empleados y proveedores por lo que se le solicito al administrador elaborar un plan para ser revisado por el comité.

El administrador elaborara un plan a la brevedad para ser revisado por el comité para su aprobación e implementación para mejorar la seguridad y el control de acceso en el condominio.

7.- Se le pregunto al administrador cual era el status del sistema administrativo Casandra y cuando finalmente estará operando.

- El administrador dio el reporte de Casandra, al día de hoy la parte de ingresos de Casandra es funcional al 100% aunque no está automatizado ya que los ingresos son recibidos en el portal HOA y manualmente se tienen que pasar al sistema, esto debido a que no se ha podido operar la plataforma de pagos (OPEN PAY) ya que existe la problemática que los bancos no están aceptando transacciones internacionales y rechazan muchas de las tarjetas (más del 50%) lo cual afectaría la cobranza enormemente.

- Se propuso que por el momento continuemos utilizando el portal HOA para recibir únicamente los pagos el cual está funcionando al 100% pero lo vamos a automatizar al integrar Portal HOA a Casandra, ya se están programando ambos sistemas para que trabajen conjuntamente, estimamos tener esta integración funcional al 15 de mayo del 2017.

- Los egresos 2017 están siendo subidos al sistema estarán listos el 10 de mayo 2017.

- La parte informativa del 2017, reglamentos, actas minutas, noticias estarán listas al 5 de mayo 2017.

- Una vez concluidos estos trabajos se puede lanzar Casandra a todos los propietarios, se les enviara la información completa de cómo utilizar el sistema y se atenderán todas sus dudas del 15 de mayo al 1 de junio 2017.

- Fecha lanzamiento oficial 1 de junio del 2017.

Otros temas:

El administrador informo al comité que entablo relaciones comerciales con Banco Base, para poder ofrecer a los propietarios la apertura de cuentas bancarias en México, para enviar y recibir transferencias electrónicas desde los estados Unidos con un costo muy bajo, esta misma cuenta serviría para hacer el pago de HOA y de servicios (Telmex, Agua, Luz, etc.) en México desde EU por medio de transferencias bancarias sin comisiones. Se les informara del progreso y si es viable continuar las negociaciones con banco Base.