8 de Mayo del 2017

Junta de comité de Vigilancia
Condominio Maestro Tao

Asistentes: Comité de Vigilancia Condómino Maestro Tao.

Fase I: Dwain Saunders LR 4
Fase II: Jose Galarza TH 12
Fase III: GBP Hotel Condo represented by Isaac Henares
Administrador: Ricardo Maya.

Orden del Día

1.-Establecer una sección de comunicación para los propietarios utilizando el News letter en un formato de preguntas frecuentes (FAQ) dividiendo los temas de acuerdo al área es decir temas de HOA, temas de desarrollador TAO, temas Wellness center y que estas preguntas sean contestadas por el representante de cada entidad.

Se discutió el punto y se acordó que para la próxima edición del News Letter (mayo) se incluirá una sección de preguntas (FAQ) donde se dará respuesta a los cuestionamientos más comunes que recibimos mismos que serán respondidos por el representante de cada entidad correspondiente HOA, TAO, WC.

2.-Se Cuestionó el tema del fondo de reserva que durante 2015 fue cobrado a algunas unidades y después no se continuo cobrando a las unidades nuevas el cual ha causado confusión con propietarios y nos piden una explicación.

Después de estudiar la situación del fondo de reserva se concluye que todas las unidades tienen que aportar a este fondo ya que por ley este es requerido.

Reglamento Tao Maestro definición fondo de reserva.

Fondo de reserva: es el fondo destinado para adquirir o cubrir el reemplazo de los activos (Implementos y maquinaria) y que no se encuentren contemplados en el presupuesto de mantenimiento anual del condómino maestro o sub-condominios.

Revisando la contabilidad este fondo fue cargado en 2015 a las 150 unidades existentes en ese momento al día de hoy solo 119 unidades cubrieron esta cuota por un monto de $551,382 pesos tenemos pendientes de cobro 31 unidades por un monto de $142,876.00 pesos.

Al mes de mayo 2017 tenemos 298 unidades activas en HOA, por lo que tendríamos que cargar la cuota de reserva a 148 unidades restantes por un monto de $ 705,960.00 pesos.

Se estableció que todas las nuevas entregas tendrán que pagar a la entrega el primer mes su cuota de mantenimiento más aportación al fondo de reserva.

La cual se estableció que sería fija para todas las unidades por la cantidad de $4,770.00 pesos

Se tiene que elaborar un comunicado para las unidades faltantes de pagar este fondo explicando claramente el origen del mismo, la situación actual y el requerimiento de ley de dicho fondo.

Se giró la instrucción al administrador que los $551,382 pesos recaudados a la fecha sean trasladados en una cuenta de inversión muy aparte de la cuenta de gasto corriente, y que para acceso a dichos fondos es necesaria la autorización del comité de vigilancia.

3.- Oficinas de empresas de Property manager.

Se está preparando un proyecto y presupuesto para su estudio y aprobación.

4.-Se presentó el plan de acceso que tendrá que llevar a cabo el departamento de seguridad y se presentó la cotización de los check points que se colocaran en toda la comunidad.

Se autoriza el plan de acceso y la cotización de los check points, estos ya fueron pedidos al proveedor, el pago de estos se hará el día viernes 12 de Mayo. Se estima que lleguen a la HOA la próxima semana, y estos sean colocados en cuanto lleguen a la comunidad.

Se establecerá otra entrada totalmente aparte para todos los trabajadores de HOA y Property managements. Esto para poder llevar un mejor control de todo el personal que entra y sale de la comunidad. Se mandó a cotizar una segunda caseta de seguridad para poder llevar a cabo esto, la cotización se entregara a HOA la próxima semana entre lunes y martes para que se autorice.

5.-Politicas y reglas para las compañías de property manager

Se presentó a la mesa en las políticas y reglamento de los property manager, este comunicado se enviara el 10 de mayo de 2017 a los propietarios y a estas agencias.

Este reglamento aplicara a partir del 1 de junio del 2017. Las agencias tienen hasta esta fecha para presentar todo los que se le está solicitando por parte de HOA. Si no cumplen con esto se les negara el acceso a la comunidad.

6.- Se presentó el comunicado y el reglamento de las mascotas.

El comunicado fue aprobado, y se enviara el día 9 de mayo del 2017. Junto con él se mandara el reglamento de las mascotas que están en el reglamento del condómino maestro Tao y el comunicado firmado por el comité de vigilancia.

7.- Se comentó sobre el tema de las pérgolas y mosquiteros en la comunidad y el reglamento sobre estas.

Sobre este tema se comentó que no ven la razón por la cual negar que se sigan colocando las pérgolas y los mosquiteros ya que son un valor agregado a las unidades y es muy apreciado por los propietarios.

Mas sin embargo existe la preocupación que en caso de huracán o tormenta estos causen daños ya que no existe un cálculo estructural para la instalación de los mismos, por lo que se le pide al administrador estudiar el tema y por el momento no dar autorizaciones en lo que se resuelve el asunto del cálculo estructural.

8.- Se presentó la cotización del desfibrilador.

Se autorizó la compra y se comentó que se tenía que comprar un botiquín medico más completo para dar servicio de emergencia asi como dar capacitación al personal de seguridad, se tendrá una junta con la empresa safety sobre este tema.

Otros temas:

Se autoriza los descuentos por los pagos anuales y de 6 meses para el próximo año. 6% por el año y 2% por pago de 6 meses.

Bahía Príncipe está cambiando su esquema y plan de seguridad, es importante que nos reunamos con Luis de BH para que nos platique de esto.

Se tiene que colocar un letrero de la ubicación de la oficina de HOA, ya que muchos propietarios no saben dónde está localizada y llegan a las casa de Residencies Lake.

Se estableció que las juntas del comité será el primer martes de cada mes a las 10:00 A.M en las oficinas de TAO.

Se tocó el tema de la rotación del personal de seguridad, se habló de la posibilidad de establecer un bono de fidelidad a los elementos de seguridad para evitar la rotación. Se acordó que el administrador realice una junta con la empresa safety para analizar el tema.

• Bonos
• Perfil del personal de seguridad.

Se habló del transporte del club de playa, el cual no está contemplado en el presupuesto 2017 se van analizar algunas opciones y se informara a los propietarios.

• Proyecto shuttle HOA
• Taxi
• Transporte Privado.

Antonio se reunirá con el sindicato de taxistas para ver si nos pueden proporcionar una tarifa fija y baja para poder transportar a los propietarios al club de playa.